Moving Menu

Mój proces planowania

corner Damian Szewczyk
Damian Szewczyk
2012-11-21
corner Mój proces planowania
Jak zorganizować sobie dzień, aby nic ważnego nie zostało pominięte? W dzisiejszym wpisie przedstawię Wam mój sposób, dzięki któremu mogę powiedzieć o sobie "człowiek dobrze zorganizowany".
W jaki sposób ogarniacie wszystkie swoje codzienne sprawy? Radzicie sobie z tym, czy nieraz zdarza Wam się pogubić, przez co coś pomijacie? Chciałbym podzielić się z Wami moimi doświadczeniami, ponieważ wypróbowałem już wiele narzędzi, zarówno tych mniej jak i bardziej rozbudowanych, aż w końcu zatoczyłem koło, wracając do metody najprostszej, której mechanika opiera się o tworzenie listy zadań z możliwością układania ich priorytetowo (najważniejsze sprawy, którymi trzeba się zająć na górze). I ta najprostsza metoda pozwala na najlepsze rozplanowanie dnia!

Trochę więcej na temat poszukiwań

Zacząłem od klasyki tematu, czyli Getting This Done (GTD) Davida Allena, i obecnie to podejście do organizacji czasu jest dla mnie numerem jeden. Ogólne założenia tej metody zostały przeze mnie nieco zmodyfikowane, abym mógł osiągać jak najlepsze rezultaty. Najważniejsze zasady GTD są też przyjęte w Action Methodes Bechence. Polega to na tym, że każda czynność przez nas wykonywana składa się z akcji, referencji, czyli wszystkiego co bierze udział w realizacji zadania, na przykład zapytania ofertowego, linków do stron, etc oraz listy pomysłów, które nie wchodzą w aktualnie realizowany przez nas projekt, ale mogą się przydać w przyszłości, i dlatego są warte zapisania. Wynotowywanie tych pomysłów jest bardzo ważne, ponieważ uwalnia naszą pamięć podręczną od tego, co nie jest nam teraz potrzebne. Dzięki temu unikamy zapchania jej niepotrzebnymi informacjami. Wspominałem już wcześniej o akcjach, teraz trochę rozwinę ten temat. Akcje, to czynności, które musimy wykonać. Bardzo ważne jest, aby zapisywać je w taki sposób, żebyśmy mogli je wykonywać bez zastanowienia. Widzicie różnicę między zapisem „Zadzwonić do Jarka w sprawie SEO” a „Zadzwonić do Jarka 123456789 i poprosić o kontakt do osoby, która prowadzi dla niego SEO”. Oczywiście nie każdą akcję da się w ten sposób rozpisać, ale im dokładniej ją zapiszemy, tym lepiej i szybciej ją wykonamy!

A oto jak wygląda mój proces planowania

Poniżej przedstawiam Wam wypracowaną przeze mnie metodę, jej składowe, oraz etapy realizacji.

Podstawą są...

Przeglądy, czyli analiza tego co było, tego co jest i co będzie. Ich regularne i sumienne wykonywanie jest bardzo ważne, ponieważ dzięki temu nie pogubimy się w tym, co robimy. Osobiście wykonuję dwa rodzaje przeglądów. Pierwszym jest  przegląd dzienny, podczas którego podsumowuję miniony dzień, sprawdzam, co zostało wykonane, co się pojawiło. Wtedy też planuję następny dzień. Robię też przeglądy okresowe (tygodniowe, miesięczne). Są to rozbudowane wersje przeglądów dziennych, podczas których dodatkowo analizuję plany długofalowe. Dokładne planowanie tygodnia w dobie, kiedy informacja dociera do nas, zanim się wydarzyła jest niemożliwe. Dlatego lepiej jest planować ogólnie, z codziennym uzupełnianiem szczegółów dnia następnego. Zgodnie z tym, co sugeruje Tim Ferris, nie można tego robić później, nież wieczorem dnia poprzedniego.

Bez kalendarza ani rusz!

Kolejny, bardzo ważnym elementem planowania jest kalendarz, w którym umieszczam zadania, które muszą się wydarzyć do ściśle określonej daty. Jak wcześniej wspominałem, rolą kalendarza jest też czasowe dopasowanie do siebie zadań – w nim dokładnie widać, czy to co planujemy, może zostać zrealizowane. Wszystko, co do mnie trafia kieruję w odpowiednim kierunku, czyli do właściwej listy, osoby bądź…. kosza!

Nie trzeba odświeżać skrzynki co 3 minuty!

Moją skrzynkę podzieliłem na 2 główne katalogi
  • Zadania – maile z tematami do zrobienia
  • Oczekujące – czyli nie wymagające tego, żeby zajmować się z nim od razu. Mogą poczekać do przeglądu.
Obecnie skrzynkę sprawdzam 3 razy dziennie, ponieważ jeżeli coś jest ważne, to i tak dotrze do mnie innym kanałem. Dzięki temu unikam sytuacji, że co chwila odświeżam skrzynkę w oczekiwaniu na bardzo ważną wiadomość. 

Myśl o tym, co robisz!

Ważnym czynnikiem podczas pracy jest skupienie, dlatego korzystam z timera, który ustawiam na 30 minut. W tym czasie nie ma mowy, żeby zajął się czymś innym, nie odbieram telefonów, z nikim nie rozmawiam, nie przeglądam Internetów. Przedmiotem, który jest bardzo przydatny podczas organizacji pracy i realizacji zadań są słuchawki. Wspomagają koncentrację i produktywność. Komunikują „mam na głowie słuchawki, więc proszę, nie przeszkadzaj mi”.

Coś będzie zrealizowane tylko wtedy, jeżeli tego dopilnujesz.

Nękanie - jak coś jest dla mnie ważne, to przypominam o tym innym. Chcę, żeby taka metoda była wypracowana u nas w biurze ,ale na obecną chwilę nie jest jeszcze przyjęta przez wszystkich. Każdy ma swoje zadania i priorytety, i nie koniecznie wie, że coś jest ważne dla kogoś innego. przecież wszystko jest asap! i na wczoraj.

Zostaw trochę czasu!

Należy też zostawić nieco czasu na zadania ogólne. Nasze sprawy firmowe organizujemy sobie na BaseCampie, tam trafiają wszelkie tematy dotyczące Kylosa, ale, podobnie jak ja, każdy ma swoje ulubione narzędzie do organizacji czasu. Jeżeli Ty też chcesz zapanować nad swoim czasem, to pod żadnym pozorem nie ograniczaj się do tego, co napisałem powyżej, testuj, sprawdzaj wszelkie możliwe metody. Tylko wtedy znajdziesz tę najlepszą!

Kilka porad i linków na koniec

  • Jason Fried i David Heinemeier Hansson radzą, żeby pamiętać o tym, aby zastanowić się, nad tym, czy jak coś zajmuje dużo czasu, to czy jest warte tego, aby poświęcić mu ten czas
  • Przyzwyczaj się że zawsze będzie więcej rzeczy do zrobienia niż jest czasu i wybieraj rozsądnie to co robisz
  • Jeżeli masz coś jutro zabrać ze sobą do pracy, to połóż to tak, żeby rano się o to potknąć. Na pewno nie zapomnisz
Poniżej macie kilka linków do narzędzi, z których korzystam.

Co Wy na to?

Spotkaliście się kiedyś z metodą Getting This Done? W jaki sposób planujecie swój czas? Podzielcie się z nami swoimi sposobami!
comments powered by Disqus

Powiązane

photo corner
Mój proces planowania

Jak zorganizować sobie dzień, aby nic ważnego nie zostało pominięte? W dzisiejszym wpisie przedstawię Wam mój sposób, dzięki któremu mogę powiedzieć o sobie "człowiek dobrze zorganizowany".

Czytaj więcej
photo corner
Freelancing w biurze? Czemu nie!

Jesteś freelancerem bądź prowadzisz jednoosobową firmę? Masz problem ze znalezieniem odpowiedniego miejsca do pracy? W tym wpisie znajdują się bardzo ciekawe informacje, które z pewnością Cię zainteresują! Zachęcam do lektury!

Czytaj więcej
photo corner
Śmierć RSS-ów?

Tydzień temu świat obiegła informacja, że od 1 lipca Google zamyka jedną ze swoich usług, czyli czytnik kanałów RSS Google Reader. Przez sieć do tej pory przetaczają się komentarze dotyczące tego wydarzenia, mnożą się pytania czemu, dlaczego, po co ( moim faworytem jest zamknięcie czytnika, ponieważ nie pozwala on na zbieranie dużej ilości danych o użytkownikach). Ale ja nie zamierzam dywagować co, jak, dlaczego i za ile.

Czytaj więcej